В управлінні ПФУ у м. Білій Церкві з 08 квітня 2013 року функціонує зал з обслуговування громадян за принципом «єдиного вікна»

Відповідно до «Положення про організацію прийому та обслуговування громадян за принципом «єдиного вікна», затвердженим Постановою правління Пенсійного фонду України від 21.02.2012 № 4-3 та з метою покращення обслуговування громадян, в управлінні ПФУ у м. Білій Церкві з 08 квітня 2013 року функціонує зал з обслуговування громадян за принципом «єдиного вікна».

 Для цього, управлінням орендовано окреме приміщення, яке знаходиться на 3 поверсі та оснащене необхідною технікою. В залі розміщена бар’єрна стійка, яка відділяє відвідувачів від спеціалістів, забезпечує принципи відкритості та прозорості ведення прийому, запобігає  можливості пропозиції та отримання неправомірної вигоди працівниками управління від відвідувачів та забезпечує комфортні умови для ведення прийому. Зал оснащений інформаційними стендами та стендами зі зразками відповідних заяв та бланків. Також зразки заяв лежать на столах, оформлені у відповідні папки по питаннях, але більшість відвідувачів, пишучи заяви зі зразків, допускають велику кількість помилок і виправлень, що є не допустимим при заповненні заяв та бланків. Як свідчить практика, більшість відвідувачів роблять помилки навіть у ПІБ, даті народження і т.д. Тому, з метою економії коштів для виготовлення бланків, пенсіонер заповнює заяви біля спеціаліста і, в основному, під диктовку.

 Крім того, в залі є інформаційний кіоск, діодна стрічка, підшивка періодичних видань (Пенсійний кур»єр, Вісник Пенсійного фонду, Час Київщини). Для залу виділено три контактних номери телефонів, один з яких відведено для «гарячої лінії».

 Прийом в залі ведуть спеціалісти відділу по роботі зі зверненнями громадян, який складається з 16 штатних одиниць. В даний відділ відібрані найкращі фахівці, які за своїми якостями підходять для такої  роботи. Адже важливий не лише досвід.  Потрібне вміння спілкуватися з людьми, а враховуючи наш контингент відвідувачів (є люди дуже знервовані), треба бути й добрим психологом, щоб у разі виникнення нештатної ситуації перевести її у спокійне русло, розрядити, так би мовити, обстановку.

 Також в залі проводиться прийом громадян адміністрацією управління та начальниками відділів, відповідно до графіку (за попереднім записом та оформленням картки особистого прийому, що дозволяє попередньо підняти документи відвідувачів та підготуватися до прийому).

 В залі обладнано два робочих місця для представників банківських структур, та, в період спеки, присутній медичний працівник для надання першої медичної допомоги.

 Прийом громадян здійснюється щоденно, з понеділка по п’ятницю, з 8:00 до 15:00 год. Обідня перерва з 13:00 до 13:45 год. ( для проведення регламентних робіт з базами даних).

 Щоденно до залу з обслуговування громадян звертається близько 200 осіб. Громадяни найбільше цікавляться змінами в пенсійному законодавстві, можливістю переходу на інший вид пенсії, розмірами підвищень і доплат, порядком проведення призначення (перерахунку) пенсії, виплатами по судових рішеннях, оскільки пенсіонери почали масово отримувати рішення Київського апеляційного суду і т.д.

 За квітень, до залу з обслуговування громадян, звернулось 3370 осіб, за травень – 3267 осіб, за червень – 3733 осіб, за липень – 4899 осіб (загальна кількість – 15269 звернень).

Із загальної кількості звернень:

-         по новому призначенню – 691 звернення (4,5% від загальної кількості звернень ),

-         по перерахунках  - 2008 звернень (13,2 %),

-         за виплатою допомоги на поховання – 498 звернень (3,3 %),

-         для переведення пенсії на банківські установи – 902 звернення (5,9 %),

-         для оформлення інших виплатних документів – 133 звернень (0,9 %),

-         для отримання консультацій – 5748 звернень (37,6 %), з них 1771 звернення (11,6 %) – пенсіонери по лінії МВС та МО,

-         оформлення анкет на виготовлення пенсійних посвідчень – 908 звернень (5,9 %),

-         по інших питаннях – 4379 звернень (28,7 %)( прийом додаткових документів, яких не вистатчає для призначення пенсій, запити пенсійних справ з інших Пенсійних фондів, отримання довідок з бази СПОВ, підтвердження страхових внесків та роздруківка анкети ЄРС, прийом анкет на виготовлення страхових свідоцтв).

Спеціалістами відділу було проведено анкетування відвідувачів, з метою покращення умов обслуговування громадян. Відгуки та пропозиції були різноманітні. Проте, проаналізувавши анкетні дані, можна зробити висновок, що 85% громадян, які прийняли участь в анкетуванні та побували на прийомі у єдиному вікні задоволені даним нововведенням Пенсійного фонду, оскільки прийом проводиться щоденно і всі питання вирішуються в одному місці, без ходіння по кабінетах і в будь який зручний для них час.

Всі зміни у законодастві, які стосуються роботи Пенсійного фонду постійно висвітлюються у ЗМІ та на сайті БЦ міськради. Також, з метою покращення інформаційно – роз’яснювальної роботи, управлінням виготовлені буклети для пенсіонерів, де висвітлені ті питання, по яких найчастіше вони звертаються.

Прийом громадян реєструється у спеціально розробленій програмі. В реєстраційну картку вноситься ПІБ, адреса громадянина та питання, по якому він звернувся. Також зазначається кількість прийнятих документів. Кожен спеціаліст, який здійснює прийом, має свій пароль і здійснює реєстрацію лише під своїм ім’ям.

Прийом громадян проводиться лише до 15:00 год (хоча, згідно графіку роботи, управління працює з 8:00 до 17:00 год), оскільки в період з 15:00 до 17:00 год спеціалістами відділу по роботі зі зверненнями громадян проводиться детальна перевірка прийнятих документів, а також їх передача по реєстру та під підпис начальнику відділу, який, в свою чергу, сформувавши загальний реєстр, передає отримані в залі документи під підпис начальникам інших відділів управління для опрацювання. Такий спосіб реєстрації прийнятих документів та їх передачі запобігає втраті даних документів та полегшує їх пошук, при виникненні питань у відвідувачів.

Запроваджний комплексний підхід до прийому громадян та опрацювання отриманих від них документів, дає можливість більш якісніше та оперативніше їх опрацьовувати, оскільки спеціалісти, які здійснюють опрацювання документів,  працюють у спокійній обстановці, не відволікаючись на ведення прийому, завірення документів, роз’яснення та інші дії…

Саме такий спосіб обслуговування спростив отримання громадянами потрібної інформації, а робота стала більш відкритою і прозорою.