Архівний відділ

Контактний номер телефону: 5-32-68;

Загальні положення

 1.1. Архівний відділ Білоцерківської міської ради (далі – архівний відділ)  є правонаступником Білоцерківського міського державного архіву, є виконавчим органом міської ради, утворюється за рішенням Білоцерківської міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста Біла Церква.

1.2. Архівний відділ підконтрольний та підзвітний міській раді, виконавчому комітету, міському голові, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний Державному архіву Київської області, Державній архівній службі.

1.3 Архівний відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

1.4. У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями Київської обласної ради, розпорядженнями голови Київської обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Типовим положенням про архівний відділ, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 16 червня 2016 року № 1693/5, яке зареєстровано в Міністерстві юстиції України 23 червня 2016 року за № 885/29015, Статутом територіальної громади міста Біла Церква, затвердженого рішенням Білоцерківської міської ради від 29 березня 2018 року № 2010-48-VII, Кодексом етичної поведінки посадових осіб місцевого самоврядування Білоцерківської міської ради, затвердженого рішенням виконавчого комітету Білоцерківської міської ради від 27 лютого 2018 року № 87 та Порядком роботи у системі електронного документообігу у виконавчих органах Білоцерківської міської ради, затвердженого рішенням виконавчого комітету Білоцерківської міської ради від 12 вересня 2017 року № 314 з врахуванням Політики інформаційної безпеки системи електронного документообігу, цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву Київської області.

1.5. Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок місцевого бюджету.

Основні завдання архівного відділу

3.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.

3.2. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об`єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та  інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.

3.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.

3.4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про  Національний архівний фонд та архівні установи.

3.5. Відповідно до ст. ст. 32, 41. Статуту територіальної громади міста Біла Церква начальник відділу щороку сприяє у роботі звіту міського голови перед міською радою та територіальною громадою міста Біла Церква.

Функції архівного відділу відповідно до завдань та повноважень

4.1. Складає і за погодженням з Державним архівом Київської області подає на затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів  розвитку архівної справи,  забезпечує їх виконання.

4.2. Забезпечує облік, зберігання і охорону:

документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об`єднаннями  громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;

 документів особового походження;

 друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

 облікових документів і довідкового апарату до них.

4.3. Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного  архівного фонду або вилученням документів з нього.

4.4. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.

4.5. Інформує Державний архів Київської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а  також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.

4.6. Веде облік юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування  відділу, на підставі затверджених списків.

4.7. Подає на затвердження Державному архіву Київської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування  відділу.

4.8. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об`єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та  зберіганні документів.

4.9. Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів.

4.10. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого  самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи державному архіву області.

4.11. Надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства.

4.12. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів  Національного архівного фонду.

4.13. Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування  відділу.

4.14. Організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза  відділом, у порядку, встановленому законодавством.

4.15. Видає архівні довідки, копії документів, витяги  та іншим шляхом задовольняє запити  фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку  рішення про  обмеження доступу  до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.

4.16. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних  установ.

4.17. Погоджує (візує) проекти договорів, спрямовує на виконання договірних зобов’язань, забезпечення захисту майнових прав і законних інтересів міської ради та її виконавчих органів у відповідності до Порядку організації договірної роботи, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради від 24 Квітня 2018 року № 180.

Штатний розпис архівного відділу Білоцерківської міської ради

Повідомлення архівного відділу