Трудовий архів

Адреса місця розташування:

вул. Павліченко, буд.14А, м. Біла Церква, Київська обл., 09107.

Контактний номер телефону:

(04563) 5 32 68

Електронна адреса:

[email protected]

Графік роботи відділу:

Графік прийому громадян:

1.Загальні положення відділу

1.1. Трудовий архів Білоцерківської міської ради (далі - Трудовий архів) є юридичною особою публічного права, створеною відповідно до рішення Білоцерківської міської ради від 28 листопада 2003 року № 104 «Про створення Трудового архіву Білоцерківської міської ради».
1.2. Трудовий архів підпорядковується Білоцерківській міській раді, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради згідно з розподілом обов’язків та підзвітний і підконтрольний Державному архіву Київської області, Державній архівній службі України.
1.3. Трудовий архів має власну печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні штампи і бланки.
1.4. Місцезнаходження Трудового архіву: вулиця Павліченко, 14 А, місто Біла Церква, Київська область.
1.5. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, указами Президента України, постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, Державної архівної служби України, рішеннями Київської обласної ради, розпорядженнями голови Київської обласної державної адміністрації, рішеннями Білоцерківської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням.
1.6. Трудовий архів під час здійснення адміністративного провадження, а саме вчинення процедурних дій, прийняття процедурних рішень та адміністративних актів керується принципами та засадами Закону України «Про адміністративну процедуру».
1.7. З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, Державного архіву Київської області.
1.8. Трудовий архів утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

                                                                                   2. Місія Трудового архіву

2.1. Трудовий архів створено для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців, що значилися зареєстрованими на території Білоцерківської міської територіальної громади, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архівні документи).
2.2. Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.

                                                                                3. Основні завдання Трудового архіву

3.1. Основними завданнями Трудового архіву є:
1) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
2) додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
3.2. Виконання інших повноважень визначених окремими рішеннями Білоцерківської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови в межах визначених повноважень та згідно з компетенцією Трудового архіву.

                                                           4. Функції Трудового архіву відповідно до завдань та повноважень

4.1. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) Державним архівом Київської області, архівним відділом Білоцерківської міської ради;
2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;
5) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;
6) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців (без правонаступників), які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Білоцерківської міської територіальної громади, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції України;
7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою-підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;
8) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертної комісії архівного відділу Білоцерківської міської ради акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
9) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових даних;
10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються в Трудовому архіві;
12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форм власності про склад і зміст документів Трудового архіву;
14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це зацікавлені підприємства, установи, організації незалежно від форм власності та громадян;
15) видає архівні довідки, архівні витяги, архівні копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
4.2. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з архівним відділом Білоцерківської міської ради та затверджується керівником Трудового архіву. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідно Державному архіву Київської області, архівному відділу Білоцерківської міської ради.
4.3. У Трудовому архіві зберігаються:
1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців (без правонаступників), які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Білоцерківської міської територіальної громади;
2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
4.4. У разі, коли Трудовий архів є адміністративним органом, посадові особи Трудового архіву вчиняють процедурні дії та приймають процедурні рішення, під час розгляду справ, якими справа не вирішується по суті, відповідно до своїх посадових обов’язків.

Штатний розпис відділу