Про порядок звернення до Трудового архіву
Про порядок звернення до Трудового архіву
1. Порядок виконання запитів
В архіві організовують виконання запитів юридичних та фізичних осіб, в яких зазначаються найменування організації, її місцезнаходження (фактична поштова адреса), контактний номер телефону, адреса електронної пошти (для юридичної особи), прізвище, власне ім’я, дата та місце народження (якщо інформація необхідна для виконання запиту), місце фактичного проживання, поштовий індекс національного оператора поштового зв’язку або номер поштового відділення оператора поштового зв’язку, за наявності адреса електронної пошти та контактний номер телефону (для фізичної особи), тема (запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації.
Для підготовки архівних довідок про підтвердження трудового стажу та про заробітну плату до запиту додається копія трудової книжки (за наявності та за згодою фізичної особи).
Запит фізичної особи за можливості оформлюється друкарським способом.
Для юридичної особи обов‘язковим є оформлення запиту на бланку установи за підписом керівника.
Запити юридичних/фізичних осіб можуть подаватися до Трудового архіву поштою, електронною поштою та на особистому прийомі.
Керівник архіву здійснює особистий прийом громадян за встановленим графіком.
Анонімні запити (без зазначення прізвища, імені та по батькові заявника, повної поштової адреси, номера телефону) не реєструються і на виконання не приймаються.
2. Види запитів, що виконуються Трудовим архівом
Трудовий архів виконує запити соціально-правового характеру, що передбачають витребування інформації про трудовий стаж і заробітну плату.
Соціально-правові запити – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їхніх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України.
Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюється архівом безоплатно.
Надання архівних довідок, необхідних для соціального захисту громадян судам, правоохоронним органам, органам державного фінансового контролю, депутатам, органам виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також юридичним і фізичним особам, які передали документи на зберігання, здійснюється безоплатно.
Запити, що не відповідають профілю Трудового архіву, впродовж 15 днів з дати їхньої реєстрації в архіві пересилаються за місцем зберігання витребуваних документів з письмовим інформуванням заявника або ж архів надає заявникові відповідні рекомендації письмово.
Соціально-правові, майнові та тематичні запити виконуються у термін до 1 місяця (до 30 днів) з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками, каталогами, картотеками, базами даних) строк його виконання становить 15 днів з дати реєстрації. Строк виконання може бути продовжений за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати 45 днів (ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР).
Першочергово виконуються запити осіб, які мають встановлені законодавством пільги.
Повторні звернення (запити) від одного й того ж громадянина не розглядаються, якщо перше звернення (запит) вирішено по суті і надано вичерпну відповідь. Не розглядаються звернення (запити) від недієздатних осіб (ст 8. Закону України «Про звернення громадян»).
Ст. 20 Закону України «Про публічну інформацію» від 13.01.2011 № 2939-VI з вимогою розгляду звернення (запиту) у 5-денний термін стосується тільки інформації про діяльність архіву як державної установи і не розповсюджується на виконання архівними установами запитів соціально-правових, майнових, тематичних, біографічних, генеалогічних, які керуються Законами України «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
Метою і сферою дії Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі - Закон) є забезпечення прозорості та відкритості суб’єктів владних повноважень і створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.
Частиною 1 статті 1 Закону визначено, що публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом. Публічна інформація є відкритою, крім випадків, встановлених законом.
Виконання запиту на інформацію не потребує узагальнення, аналітичної обробки даних, не вимагає створення у відповідь на запит нової інформації або створення її в інший спосіб. В частині 1 статті 5 Закону зазначено, що доступ до публічної інформації і забезпечується шляхом систематичного та оперативного її оприлюднення в офіційних друкованих виданнях, на офіційних веб-сайтах в мережі Інтернет, на інформаційних стендах та будь-яким іншим способом.
Водночас, для виконання запиту, що стосується пошуку ретроспективної інформації за документами архіву, виконавцем ретельно вивчаються відомості, які містяться в заяві, проводиться виявлення витребуваних відомостей в документах, у разі наявності таких відомостей, оформлюється відповідна архівна довідка (офіційно завірений архівом документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту на підставі документів архіву із зазначенням їх пошукових даних.
Таким чином, запит з питань отримання відомостей за архівними документами не відносяться до категорії, що підпадають під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації». Порядок розгляду на виконання таких запитів регулюється положенням законів України «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про національний архівний фонд та архівні установи».
Депутатське звернення розглядається у 10–ти денний термін з моменту його отримання та реєстрації. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений термін, йому направляють офіційний лист у якому повідомляють про причини продовження строку виконання запиту. Загальний строк депутатського звернення не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання (ст. 16 Закону України «Про статус народного депутата України»).
Депутатський запит - це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до Президента України, до органів Верховної Ради України, до Кабінету Міністрів України, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форм власності, дати офіційну відповідь з питань, віднесених до їх компетенції (ст. 15 Закону України «Про статус народного депутата України»).
Цей Порядок розроблено на підставі таких нормативно-правових актів:
1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
2. Закон України «Про звернення громадян».
3. Закон України «Про інформацію».
4. Закон України «Про статус народного депутата України».
5. Указ Президента України від 7 лютого 2008 р. № 109/208 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення громадян до органів місцевої влади та самоврядування».
6. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.
7. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242.
8. Типова інструкція з діловодства у центральних державних архівних установах, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя, затверджена наказом Міністерства юстиції України 25 жовтня 2012 р. № 1571/5.
9. Правила роботи архівних установ України, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.
10. Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам, затверджений Наказом Міністерства юстиції України 19 листопада 2013 р. № 2438/5.
11. Порядок виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затверджений Наказом Міністерства юстиції України 02 березня 2015 р. № 295/5.